TOU { 1 }

  
TEORI ORGANISASI UMUM

  A. ORGANISASI

       

                    I.        Pengertian Organisasi Menurut Para Ahli

Ada beberapa para ahli yang mengemukakan tentang pengertian organisasi, antara lain :

1.         W.J.S. Poerwadarminta

            Organisasi merupakan susunan dan aturan dari berbagai bagian (orang atau kelompok)   sehingga menjadi satu kesatuan yang teratur dan tertata. 

2.         Janu Murdiyamoko & Citra Handayani

           Organisasi merupakan sebuah sistem sosial yang mempunyai identitas kolektif secara tegas, progja yang jelas, prosedur dan cara kerja, serta daftar anggota yang secara terperinci.

3.         Max Weber 

               Organisasi ialah suatu kerangka terstruktur yang di dalamnya berisikan wewenang, tanggung jawab dan pembagian kerja untuk menjalankan masing-masing fungsi tertentu.

4.         Chester I. Bernard

              
              Organisasi merupakan sebuah sistem kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh dua orang ataupun lebih untuk melaksanakan suatu aktivitas yang didalamnya memerlukan komunikasi dengan pencapaian tujuan bersama. 

5.         Richard Scott

               Organisasi merupakan suatu kolektivitas yang disengaja & dibentuk untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang didasarkan pada asas kelangsungan.

6.         Stephen P. Robbinss

        
                Organisasi merupakan suatu kesatuan sosial yang dikoordinasikan dengan batasan-batasan yang relatif dapat diidentifikasi dan bekerja terus menerus untuk mencapai tujuan bersama. 

7.         Stoner

                      
                Organisasi ialah suatu pola hubungan melalui orang atau sekelompok orang di bawah pengarahan manajer untuk mengejar tujuan bersama.

8.         Victor A. Thompson

              Organisasi merupakan suatu integrasi dari sejumlah orang yang ahli yang bekerja sama dengan sangat rasional & impersonal untuk mencapai tujuan - tujuan yang spesifik &telah disepakati sebelumnya.

9.         James D. Mooney

          
              Organisasi ialah suatu bentuk perserikatan orang atau sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah di sepakati.

                  II.        Bentuk-bentuk organisasi

                                1.      Organisasi politik

                                2.      Organisasi sosial

                                3.      Organisasi mahasiswa

                                4.      Organisasi olahraga

                                5.      Organisasi sekolah

                                6.      Organisasi negara

                                7.      Organisasi pemuda

                                8.      Organisasi agama

   B.  PERENCANAAN

                      
  I.            Ciri-Ciri Perencanaan

 a.     Simpel, yaitu sederhana dan mudah dimengerti. 

 b.    Fleksibel, yaitu Rencana yang baik haruslah dapat menyesuaikan diri dengan keadaan yang selalu berubah-ubah.

c.      Stabil yaitu tidak perlu selalu mengalami perombakan dan perubahan.

d.    Faktual. Dibuat berdasarkan fakta-fakta yang ada dan diselaraskan pula dengan kejadian-kejadian yang akan timbul dalam tindakan pelaksanaannya.

e.      Rasional yaitu dibuat atas dasar pemikiran yang sehat, ilmiah dan dapat   dipertanggung-jawabkan.

f.      Kontinyu yaitu dipersiapkan untuk tanda-tanda yang terus-menerus dan berkelanjutan.

g.     Dinamis. Salah saru ciri perencanaan yang baik, apabila sifatnya dinamis. Perencanaan dibuat dan dipersiapkan untuk memikirkan peningkatan perbaikan dan pembaharuan dalam mencapai kemajuan dan kesempurnaan pada masa yang akan datang.

h.    Praktis dan pragmatis artinya planning mampu dilakukan dan dicapai serta dapat mendukung program organisasi.

i.       Akurat artinya di buat secara terperinci dan mendetail dan dirumuskan segala aspek organisasi, tata kerja, metode kerja, penggunaan tenaga kerja, pembiayaan, jadwal waktu, target hasil dari sistem pengawasan.

j.       Sistematik artinya suatu perencanaan itu dipandang baik apakah susunannya teratur baik.

II.          Unsur-unsur perencanaan

1.      Tujuan. Suatu rencana yang akan dilaksanakan harus mempunyai tujuan yang jelas dan mempunyai batasan akan tujuan tersebut (fokus).

2.      Politik. adalah kewenangan, delegasi dan pertanggung jawaban dalam pelaksanaan sebuah rencana. 

3.      Prosedur, merupakan urutan tindakan atau kegiatan yang terorganisir dalam rangka pencapaian tujuan tersebut.

4.      Anggaran atau budget merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam pencapaian tujuan.

5.      Program, merupakan gabungan dari politik, prosedur dan anggaran serta perlu adanya alternatif tujuan bilamana tujuan utamanya tidak tercapai sebagaimana yang diharapkan.

 III.          Jenis- jenis perencanaan 

1.     Perencanaan strategis 
Perencanaan strategis merupakan rencana jangka panjang (lebih dari 5 tahun) untuk mencapai tujuan strategis.

2.           Perencanaan taktis

Perencanaan taktis yaitu untuk melaksanakan bagian tertentu dari rencana strategis. Rencana ini mempunyai jangka waktu yang lebih pendek (1 – 5 tahun).

3.      Perencanaan operasional

Perencanaan operasional diturunkan dari perencanaan taktis, mempunyai fokus yang lebih sempit, jangka waktu yang lebih pendek (kurang dari 1 tahun) dan melibatkan manajemen tingkat bawah.

  IV.        Manfaat perencanaan

1.    Meningkatkan fokus dan fleksibilitas (focus and flexibility)

Suatu organisasi dengan fokus mengetahui apa yang terbaik dikerjakan, dan mengetahui bagaimana melayani mereka dengan baik. Suatu organisasi dengan fleksibilitas beroperasi secara dinamis dan dengan satu pengertian tentang masa depan.

2.      Meningkatkan koordinasi (coordination)

Ada banyak perbedaan subsistem dan kelompok dalam organisasi dan masing-masing memiliki berbagai tujuan pada tiap waktu tertentu. Tetapi tujuan itu semua menjadi seperangkat yang saling membantu satu sama lain karena tersusun secara hierarki.

3.      Meningkatkan kontrol (control)

Kontrol manajerial meliputi pengukuran dan pengevaluasian hasil kinerja dan mengambil tindakan perbaikan jika diperlukan.

4.      Memperbaiki manajemen waktu (time management)

Melalui keuntungan personal dari peningkatan fokus dan fleksibilitas, koordinasi, dan kontrol, perencanaan adalah satu bentuk dari manajemen waktu.

  C. BENTUK BAGAN STRUKTUR ORGANISASI

I.                   Dalam setiap organisasi pasti ada struktur organisasinya, yaitu bagan untuk menentukan penyusunan sebuah jabatan yang tertinggi sampai yang terendah maupun sama/sederajat. Di bawah ini adalah beberapa contoh umum dari beberapa bentuk struktur, diantaranya yaitu :

a)      Bagan Horizontal

Dikatakan sebagai bagan horizontal karena bagan ini menuliskan tingkatan jabatannya kesamping. Seperti contoh gambar bagan dibawah ini.

Bagan Struktur yang berbentuk Horizontal

b)      Bagan Vertikal

Bagan struktur ini adalah kebalikan dari bagan horizontal yang menyamping, tetapi bagan ini meluas kebawah. Semakin banyak jabatan dalam perusahaan maka struktur bagan ini akan semakin meluas ke bawah seperti contoh gambar bagan di bawah ini.

Bagan Struktur yang berbentuk Vertikal c)      Bagan Piramid Bagan ini adalah bagan yang paling mudah dibuat dari bentuk-bentuk bagan yang lain. Karena pada bagan ini berbentuk piramid, dimana urutan jabatan yang paling tertinggi di bagian yang paling atas (TOP). Dan yang jabatannya tidak terlalu rendah, diletakkan di bagian tengan bagan (middle). Dan jabatan yang papling rendah, di letakkan pada bagan yang paling bawah pula (low). Seperti contoh bagan struktur di bawah ini :

Bagan Struktur yang berbentuk Piramid d)      Bagan Lingkaran Bagan ini jarang sekali kita jumpai dalam pembentukan bagan struktur yang biasanya. Bagan ini berbentuk lingkaran, dimana setiap jabatan dengan jabatan lainnya itu membentuk sebuah lingkaran. Dan semakin banyak jabatan terbuat, maka semakin besar pula diameter pada bagan ini. Lihat contoh bagan lingkaran di bawah ini :

 Bagan Struktur yang berbentuk Lingkaran

II.           Bagan Struktur Yang Berbentuk Piramid, Terbagi Menjadi 6 Macam , Yaitu :

1. Organisasi Lini

Organisasi Garis / Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya

Bentuk lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur. Bentuk ini merupakan bentuk yang dianggap paling tua dan digunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Organisasi Lini ini diciptakan oleh Henry Fayol.

·         1.      Hubungan antara pimpinan & bawahan masih bersifat langsung  

·                   melalui satu garis wewenang

·         2.      Selain top manajer , manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana

·         3.      Jumlah karyawan sedikit

·         4.      Sarana dan alatnya terbatas

·         5.      Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah sebagai top manajer

·         6.      Organisasi kecil

         

 Kebaikan dari struktur organisasi ini adalah : 

·         1.   Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando.

·         2.   Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar 

·         3.    Proses decesion making berjalan cepat 

·         4.   Disiplin dan loyalitas tinggi 

·         5.    Rasa saling pengertian antar anggota tinggi

·         Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

·         1      Ada tendensi gaya kepernimpinan otokratis

·         2      Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat

·         3      Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi

·         4      Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi

Gambar struktur organisasi Lini :

     2.      Organisasi Lini dan Staf

 Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktur organisasi ini Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara langsung

Ciri :

·         1      Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara langsung

·         2      Karyawan banyak

·         3      Organisasi besar 

·           Ada dua kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi:

·         1.    Personel lini

·         2.   Personel staf

·         

Kebaikan dari struktur organisasi ini adalah :

·         1     Ada pembagian tugas yang jelas

·         2     Kerjasama dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas

·         3     Pengembangan bakat segenap anggota organisasi terjamin

·         4    Staffing dilaksanakan sesuai prinsip the right man on the right place

·         5    Bentuk organisasi ini fleksibel untuk diterapkan

·     

    Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

·         1      Tugas pokok orang-orang sering dinomorduakan

·         2      Proses decesion makin berliku-liku

·         3     Jika pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism spoilsystem patronage

·         4      Persaingan tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat lainnya

Gambar struktur organisasi Lini dan Staf

 

      3.  Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut

     
      Ciri :

·         1     Organisasi kecil

·         2      Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli

·         3      Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

·         4      Target yang hendak dicapai jelas dan pasti

·         5      Pengawasan dilakukan secara ketat

·      

   Kebaikan dari struktur organisasi ini adalah :

·         1      Program tearah, jelas dan cepat

·         2      Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai

·         3      Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat

·         4      Adanya pembagian tugas antara kerja pikiran dan fisik

·         5      Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baik

·         6      Solidaritas antar anggota yang tinggi

·         7      Moral serta disiplin keija yang tinggi

·         8      Koordinasi antara anggota berjalan dengan baik

·         9      Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi

·         10  Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas

·         11  Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis

·   

      Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

·         1      Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi

·         2    Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit dilaksanakan

·         3      Insiatif perseorangan sangat dibatasi

·         4      Sulit untuk melakukan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang tertentu

·         5     Menekankan pada rutinitas tugas - kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang

·         6      Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit

·         7      Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi

·         8     Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan

      Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut :

·         1.      Lingkungan stabil

·         2.      Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi

·         3.      Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional

Gambar struktur organisasi Fungsional

  4.  Organisasi Lini dan Fungsional

Organisasi Lini dan Fungsional adalah organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi Komite lebih mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan “kolektif/ presidium/plural executive” dan komite ini bersifat managerial. Komite dapat juga bersifat formal atau informal,komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang yang dibagi-bagi secara khusus.

      Ciri :

·         1      Tidak tampak adanya pembedaan tugas pokok dan bantuan

·         2      Spesialisasi secara praktis pada pejabat fungsional

·         3      Pembagian kerja dan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon

·         4  Strukutur organisasi tidak begitu kompleks. Biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, ketua-ketua seksi, dan para perugas

·         5     Struktur organisasi secara relatif tidak permanea. Organisasi ini hanya dipakai sesuai kebutuhan atau kegiatan

·         6     Tugas pimpinan dilasanakan secara kolektif

·         7      Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama

·         8      Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas tertentu dalam bentuk satgas

·    
     Kebaikan dari struktur organisasi ini adalah :

·         1      Solodaritas tinggi

·         2      Disiplin tinggi

·         3      Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimum

·         4      Pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan

·         5      Keputusan dapat diambil dengan baik dan tepat

·         6      Kecil kemungkinan penggunaan kekuasaan secara berlebihan dari pimpinan

·         7      Usaha kerjasama bawahan mudah digalang

·         Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah:

·         1      Kurang fleksibel dan tour of duty

·         2      Spesialisasi memberikan kejenuhan

·         3      Proses pengambilan keputusan agak larnban karena harus dibicarakan terlebih dahulu dengan anggota organisasi

·         4      Kalau terjadi kemacetan kerja, tidak seorang pun yang mau bertanggung jawab melebihi yang lain

·         5      Para pelaksana sering bingung, karena perintah datangnya tidak dari satu orang saja

·         6      Kreativitas nampaknya sukar dikembangkan, karena perintah pelaksanaan didasarkan pada kolektivitas

Organisasi panitia biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, dan beberapa seksi

Gambar struktur organisasi Lini dan Fungsional

 

      5.      Organisasi Matrik

Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu or­ganisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikum­pulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan

Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan

Organisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda di mana wewenang horison­tal diterima manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai dcngan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Sebagai akibat anggota organisasi matrik mempunyai dua wewenang, hal ini berarti bahwa dalam melaksanakan kegiatannya para anggotanya juga harus melaporkan kepada dua atasan

Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul, biasanya manajer proyck diberi jaminan untuk melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah di mana manajer proyek tersebut akan langsung lapor kepada manajer puncak

·         
Kelebihan dari struktur organisasi ini adalah :

Pada fleksibelitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi matrik tidak mengganggu struktur organisasi yang ada

·       
  Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

Manajer proyek tak bisa mengkoor­dinir berbagai bagian yang berbeda hingga menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang terpadu dikarenakan penyimpangan pclaksanaan perintah untuk masing-masing individu. Untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul, maka manajer proyek biasanya diberi wewenang khusus yang penting, misalnya: dalam menentukan gaji, mempromosikan atau melakukan perlakuan personalia

Gambar struktur organisasi Matrix

   
    6.      Organisasi Komite

Organisasi komite adalah bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen

Organisasi komite terdiri dari :

      1      Executive Committe (Pimpinan komite)

 Yaitu para anggotanya mempunayi wewenang lini

      2      Staff Committee

Yaitu orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf

·         Kelebihan dari struktur organisasi ini adalah :

·         1      Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan

·         2      Kepemimpinan yang bersifat otokratis sangat kecil

·         3      Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin

·         Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :

·         1      Proses decesion making sangat lamban

·         2      Biaya operasional rutin sangat tinggi

·         3      Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab








DAFTAR  PUSTAKA :

https://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi

https://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan

http://www.seputarpengetahuan.com/2015/05/pengertian-organisasi-menurut-para-ahli.html

http://www.apapengertianahli.com/2015/03/pengertian-organisasi-tujuan-ciri-struktur-organisasi.html

http://www.pendidikanekonomi.com/2013/12/unsur-unsur-perencanaan-planning-dalam.html